REGLAMENTO INTERNO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO ETAPA DE DECISIÓN A CARGO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO DEL AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES

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REGLAMENTO INTERNO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO ETAPA DE DECISIÓN A CARGO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO DEL AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES De conformidad con los Estatutos y el Reglamento de AMV el Tribunal
REGLAMENTO INTERNO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO ETAPA DE DECISIÓN A CARGO DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO DEL AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES De conformidad con los Estatutos y el Reglamento de AMV el Tribunal Disciplinario tiene a su cargo la etapa de decisión del proceso disciplinario. Como función principal le corresponde determinar la posible existencia de responsabilidad disciplinaria de los sujetos de autorregulación y en consecuencia, imponer sanciones por el incumplimiento de las normas del mercado de valores y de los reglamentos de autorregulación. ARTÍCULO 1.- ESTRUCTURA DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO El Tribunal contará para su funcionamiento con doce (12) salas de decisión y una Sala de Revisión. La Sala de Revisión nombrará por mayoría simple a uno de sus miembros como Presidente de la Sala, quien, a su vez, será el Presidente del Tribunal Disciplinario. ARTÍCULO 2.- FUNCIONES DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO Serán funciones del Tribunal Disciplinario, en cada una de las Salas de Decisión y en la Sala de Revisión, así como del Presidente del mismo, de los Presidentes de las Salas de Decisión y del Secretario, las señaladas en el Título 9 del Libro 3 del Reglamento de AMV. ARTÍCULO 3.- QUÓRUM Y MAYORÍA DECISORIA El Tribunal Disciplinario deliberará y adoptará las decisiones con la participación en las sesiones de la totalidad de sus integrantes. Las decisiones adoptadas mediante resolución y/o aquellos eventos dispuestos en el numeral 4 del artículo 69 del Reglamento de AMV, se tomarán por el voto favorable de dos integrantes de la respectiva Sala, salvo en el caso en que se adopte la sanción de expulsión, que de acuerdo con lo previsto en el artículo 84 del Reglamento de AMV, exige decisión unánime. ARTÍCULO 4.- CONFORMACIÓN Y ROTACIÓN DE LAS SALAS DE DECISIÓN 1 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 de los Estatutos y 103 del Reglamento de AMV, para la conformación de las Salas de Decisión del Tribunal Disciplinario, se seguirán los siguientes criterios: i) Participación de un (1) miembro de la industria y dos (2) miembros independientes en cada Sala. ii) Conformación por orden alfabético de los apellidos de los miembros. iii) Al menos uno (1) de los miembros de cada Sala debe ser abogado. iv) Del seno de cada Sala, se elegirá por el mecanismo de mayoría simple al miembro que hará las veces de Presidente, quien cumplirá las funciones establecidas en el artículo 101 del Reglamento de AMV. De acuerdo con los anteriores criterios, se conformarán 12 Salas de Decisión, así: 1. Se integrarán 3 listas, cada una de las cuales estará conformada por tres (3) miembros, de la siguiente manera: Lista Industria: Lista de miembros de la industria, en orden alfabético de sus apellidos. Lista Independientes A : Lista de miembros independientes, en orden alfabético de sus apellidos. Lista Independientes B : Lista de miembros independientes, en orden alfabético de sus apellidos, conformada por los miembros independientes no incluidos en la lista A. En el evento en que más de tres (3) de los miembros independientes del Tribunal Disciplinario sean Abogados, quienes no ocupen el primer, segundo o tercer lugar de la lista A de Miembros independientes, integrarán la lista B de miembros independientes. 2. Las primeras tres (3) Salas serán conformadas por quienes ocupen el primer lugar de cada lista para la primera Sala; el segundo lugar de cada lista para la Segunda Sala, y el tercer lugar de cada lista para la tercera Sala. Para la integración de las siguientes nueve (9) Salas, se rotará una de las 2 listas cada vez, en el siguiente orden: primero la lista de miembros de la industria; segundo la lista A de miembros independientes y finalmente la lista B de miembros independientes. La rotación a la que se hace referencia se realizará de la siguiente manera: quien ocupa el tercer lugar de la lista de miembros de la industria pasará a ser el primero de dicha lista. Las restantes dos listas conservarán su conformación inicial, y en la integración de las Salas 4, 5 y 6 se aplicará el mismo procedimiento empleado para la conformación de las primeras tres. Para la conformación de las Salas 7, 8 y 9 se realizará el mismo procedimiento anterior. La lista de miembros de la industria se mantendrá como se encontraba inicialmente (orden alfabético), y se modificará la lista A. Finalmente, para la conformación de las Salas 10, 11 y 12 se realizará el mismo procedimiento anterior. La lista de miembros de la industria y la lista A conservarán su conformación inicial (orden alfabético), y se modificará la lista B. ARTÍCULO 5.- MECANISMO DE ASIGNACIÓN DE PROCESOS Las investigaciones disciplinarias respecto de las cuales se haya formulado pliego de cargos serán asignadas por la Secretaría del Tribunal a las Salas de Decisión, de conformidad con las siguientes reglas: 1. Los casos se asignarán a las Salas de Decisión en el mismo orden numérico de conformación de dichas Salas. Es decir, el primer proceso asignado por la Secretaría le corresponderá a la Sala 1, el segundo proceso asignado le corresponderá a la Sala 2, y así sucesivamente. 2. Los casos serán repartidos y remitidos a los miembros de las correspondientes Salas de Decisión, atendiendo la fecha de recepción del pronunciamiento efectuado por el investigado frente al pliego de cargos. 3.- La Secretaría del Tribunal podrá asignar a una Sala grupos de casos, independientemente del número de actuaciones que los integren y de la fecha de recibo de los expedientes, atendiendo a la relación derivada de la similitud fáctica, los nexos probatorios, o a la semejanza de las imputaciones. Si en la conformación de la Sala que conoce el primer caso de un grupo de casos, hay un miembro ad- hoc, éste continuará con el conocimiento de los restantes del grupo respectivo. 3 4.- La Secretaría del Tribunal no podrá asignar nuevas investigaciones disciplinarias a una Sala que esté conociendo 5 procesos de manera simultánea, o un grupo de casos integrado por cinco o más actuaciones. En el evento en que lleguen a reparto nuevos procesos que no pertenezcan al grupo de casos que estuviere conociendo dicha Sala, la Secretaría del Tribunal deberá asignar las nuevas actuaciones a la Sala siguiente, hasta que se supere dicha situación, conservando en todo caso el orden numérico a que se hizo mención en el numeral primero de este artículo y, siempre y cuando esta nueva Sala tampoco tenga 5 investigaciones asignadas, ya sea como actuaciones independientes o como grupo de casos (Se entenderá que un proceso está asignado para el estudio de una Sala desde el momento mismo en que se le reparte, hasta que la decisión que profiera la Sala se encuentre notificada a AMV y al investigado). 5. En el evento en que un mismo miembro esté conociendo de 5 casos de manera simultánea o un grupo de casos dentro del cual se acumulen igual número de actuaciones o más, la Secretaría del Tribunal deberá asignar a la Sala que sigue en turno los nuevos procesos que lleguen a reparto y no conformen el grupo de casos que esté conociendo dicho miembro (Se entenderá que un caso está asignado para el estudio de un miembro desde el momento mismo en que se le reparte, hasta que la decisión que profiera la Sala a la que pertenezca se encuentre notificada a AMV y al investigado). 6.- Las Salas que deban conocer de procesos disciplinarios de autorregulación voluntaria en divisas, se integrarán de la misma manera que aquellas que conocen de los asuntos propios de intermediación de valores. Para estos efectos, cada uno de los miembros de industria del Tribunal Disciplinario, tanto en la Sala de Revisión, como en las Salas de Decisión, manifestó su condición de experto en divisas. Parágrafo: Cuando los nuevos asuntos sometidos al conocimiento del Tribunal guarden relación con actuaciones de las cuales ya hubiere conocido una Sala, la Secretaría podrá asignarlos a ésta, para que adelante la respectiva actuación. ARTÍCULO 6.- NOMBRAMIENTO DE MIEMBROS AD HOC DE LAS SALAS En los eventos de falta absoluta de un miembro de las Salas, la Secretaría procederá a designar su reemplazo para el conocimiento del caso respectivo, entre los miembros ad hoc que se encuentren elegidos por el Consejo Directivo, quien conocerá del proceso asignado hasta su 4 finalización en la instancia correspondiente. Una vez el Consejo Directivo provea el reemplazo definitivo del miembro sobre el cual recaiga la falta, quien sea nombrado fungirá como integrante principal de las salas de las que aquél hacía parte. En los casos de falta temporal de un miembro, o impedimento aceptado, el Secretario del Tribunal Disciplinario designará el miembro ad-hoc con quien se conformará la Sala correspondiente teniendo en consideración la lista de miembros ad-hoc elaborada por el Consejo Directivo y en estricto orden de lista. En el evento en que ninguno de los miembros pueda participar en la conformación de la Sala respectiva, el Consejo Directivo, en ejercicio de la facultad extraordinaria consagrada por el artículo 47 de los Estatutos de AMV, postulará y designará un nuevo miembro ad hoc, a efectos de que integre la respectiva Sala hasta que se produzca el fallo correspondiente en el caso para el cual fue designado. Previo a la conformación de las Salas, la Secretaría revisará los impedimentos manifestados por los miembros del Tribunal Disciplinario. En caso tal no pueda integrarse las Salas con los miembros principales, se designará un miembro Ad Hoc, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 104 del Reglamento de AMV. ARTÍCULO 7.- CONVOCATORIA A LAS REUNIONES La Secretaría del Tribunal convocará a las reuniones ordinarias de las Salas de Decisión y de Revisión al menos con un (1) día de anticipación a la fecha de la reunión. Para efectos del cómputo de los días de la convocatoria se excluirá el día de la citación y el de la reunión. No obstante lo anterior, las Salas podrán reunirse de manera extraordinaria, cuando así lo exijan las necesidades imprevisibles o urgentes, previa convocatoria por parte de la Secretaría. En todo caso, las Salas podrán determinar las fechas en que se deberá continuar las reuniones para seguir con la revisión de un proceso, caso en el cual no será necesaria la convocatoria a las mismas, ni se aplicarán los términos antes señalados. La convocatoria se hará mediante remisión de correo electrónico a las direcciones registradas de los miembros de cada Sala, o por medio de citación escrita dirigida a los mismos, con la cual se remitan las actuaciones más relevantes adelantadas hasta el momento, así como cualquier otra información que se considere necesaria para la reunión 5 correspondiente. De conformidad con lo dispuesto por el inciso segundo del artículo 113 del Reglamento de AMV, es función de la Secretaría del Tribunal Disciplinario elaborar las actas correspondientes a las sesiones de la Sala de Revisión y de las Salas de Decisión, en las cuales se adopte la decisión relativa al proceso disciplinario. En dichas actas deberá constar la fecha y lugar de la reunión, el tipo de reunión, los miembros asistentes, el orden del día desarrollado y las decisiones adoptadas. Las actas serán aprobadas por el Presidente de la Sala y deberán estar suscritas por el Presidente y el Secretario, que actuaron como tales en la respectiva sesión. 1.- LUGAR DE LAS REUNIONES Las reuniones de las Salas, tanto de Decisión como de Revisión, se llevarán a cabo en las oficinas de AMV, sin perjuicio de que los miembros de una Sala modifiquen el lugar para efectos de lograr el desarrollo de la reunión. 2.- TIPO DE REUNIONES Las Salas podrán reunirse, para cualquier efecto, de forma presencial y no presencial, de acuerdo con lo previsto por el artículo 112 del Reglamento de AMV. En las reuniones del Tribunal deberá seguirse el orden del día establecido en la respectiva convocatoria, no obstante lo cual agotado el mismo, los miembros de la Sala correspondiente podrán ocuparse de otros asuntos sometidos a su consideración, por decisión propia. También podrán reunirse de forma universal, en cualquier momento y en cualquier lugar, cuando se encuentren presentes todos los miembros de la respectiva Sala. 3.- ACTAS DE LAS REUNIONES De conformidad con lo dispuesto por el inciso segundo del artículo 113 del Reglamento de AMV, es función de la Secretaría del Tribunal Disciplinario elaborar las actas correspondientes a las sesiones de la Sala de Revisión y de las Salas de Decisión, en las cuales se adopte la decisión relativa al proceso disciplinario. En dichas actas deberá constar la fecha y lugar de la reunión, los miembros asistentes, el orden del día desarrollados y las decisiones adoptadas. Las actas serán aprobadas por 6 el Presidente de la Sala y deberán estar suscritas por el Presidente y el Secretario, que actuaron como tales en la respectiva sesión. ARTÍCULO 8.- RESOLUCIONES DE LAS SALAS Las decisiones de las Salas que conforman el Tribunal se harán constar en resoluciones suscritas por el Presidente de la Sala de la cual emana la decisión, así como por el Secretario, previa expresión de conformidad con su texto por parte de los dos miembros restantes de la Sala, otorgada por cualquier medio del cual quede registro en AMV. Las resoluciones llevarán por fecha la del día de la adopción de la decisión respectiva. Las decisiones se notificarán y adquirirán firmeza en la forma y circunstancias previstas en los artículos 93 y 91 del Reglamento de AMV, respectivamente. Cuando se configure sobre un miembro de la Sala una circunstancia constitutiva de falta absoluta o temporal y hubiera decisiones por tomar, una vez designado su reemplazo, en los términos previstos por el artículo 6 de este Reglamento, la Sala retomará su estudio y expedirá la providencia respectiva. La Secretaría elaborará el correspondiente proyecto de Resolución y lo pondrá a consideración de la respectiva Sala. La Secretaría procederá a efectuar los ajustes necesarios y a remitir el documento ajustado a los miembros de la Sala. Una vez aprobado el texto por parte de éstos, la Secretaría lo enviará al Presidente de la Sala, para su firma. Cuando culminado el período reglamentario de la Sala hubiere decisiones tomadas pendientes de firma, la respectiva Resolución será suscrita por quien se desempeñaba como Presidente de la Sala al momento de la adopción de la decisión. ARTÍCULO 9.- IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES Al iniciarse el respectivo proceso, cada miembro formulará y así quedará en el acta de la reunión correspondiente, una declaración de independencia e imparcialidad, respecto de las personas y del asunto investigado de conformidad con lo establecido en los artículos 106 y 109 del Reglamento de AMV. No obstante lo anterior y a fin de agilizar la asignación de los casos por parte de la Secretaria del Tribunal, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 103 del Código de Gobierno Corporativo de AMV los miembros 7 del Tribunal Disciplinario deberán diligenciar el Formato de Declaración de Impedimentos que hace parte de dicho Código, con el objeto de que desde un principio se tenga conocimiento de los sujetos respecto de los cuales se tienen impedimentos, y de esta forma pueda permitirse de ser el caso la asignación de los casos a otra Sala o miembro del Tribunal, según corresponda. Si el impedimento de un miembro de la Sala fuera sobreviniente, se adelantará el trámite previsto en el artículo 109 del Reglamento de AMV, y la Secretaría procederá a designar un nuevo miembro en su reemplazo inmediatamente. ARTÍCULO 10.- HONORARIOS DE LOS MIEMBROS A los miembros del Tribunal Disciplinario les serán cancelados los honorarios establecidos por el Consejo Directivo de AMV, de acuerdo con las políticas definidas por este órgano de Dirección. ARTÍCULO 11.- AUDIENCIAS SOLICITADAS ANTE EL TRIBUNAL DISCIPLINARIO Las audiencias que se soliciten y celebren en cualquiera de las instancias del proceso disciplinario, de acuerdo con los artículos 75 y 88 del Reglamento de AMV, se realizarán en las condiciones que se indican a continuación, sin perjuicio de lo cual, al inicio de cada audiencia, la Secretaría deberá dar a conocer a los asistentes las reglas que las rigen. Estas audiencias podrán solicitarse dentro de un plazo que no exceda los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del término establecido para pronunciarse sobre el pliego de cargos, o sobre el recurso de apelación, según el caso. La Secretaría del Tribunal pondrá en conocimiento de la Sala la respectiva solicitud, para que proceda a fijar una fecha para su celebración. Solicitada y concedida una audiencia, ésta se celebrará en la fecha en que defina la Sala correspondiente, para lo cual se informará a las partes por medio de la Secretaría del Tribunal. Ante la imposibilidad de realizarla por causa imputable al solicitante, se reprogramará por una sola vez, dentro de los 30 días calendario siguientes. Si no fuere posible celebrarla en ese término, por causas imputables al solicitante, la Sala se abstendrá de realizarla. 8 Definida la fecha, la Secretaría remitirá inmediatamente la citación al solicitante y, si es del caso, a su apoderado, señalando el lugar y hora de su recepción. Las audiencias serán presididas por quien actúe como presidente de la Sala y a ellas se dará inicio con la lectura del protocolo, en el cual a lo menos se indicará: i) lugar y fecha de su celebración, ii) los asistentes a la audiencia, iii) el propósito de la misma, iv) la indicación de que la audiencia será grabada en medio magnético y hará parte del expediente, tanto en original como en copia y v) la advertencia al investigado de que la audiencia se circunscribe a exponer la versión de los hechos objeto del proceso, de conformidad con los artículos 75 y 88 del Reglamento de AMV. El investigado deberá comparecer personalmente a la audiencia, salvo eventos de fuerza mayor o caso fortuito, que deberán acreditarse ante la respectiva Sala, mediante prueba sumaria, caso en el cual podrá asistir su apoderado, con quien ésta se realizará. El investigado podrá asistir a la audiencia acompañado de su apoderado. Tanto el inculpado como AMV tendrán, cada uno, un tiempo máximo de 20 minutos para exponer, exclusivamente, su versión sobre los hechos objeto del proceso. Cualquier aspecto diferente que se pretenda abordar, no será tenido en cuenta por la Sala y podrá dar lugar a la terminación de la audiencia. Vencidos los términos inicialmente concedidos, cada una de las partes tendrá cinco minutos adicionales para replicar los argumentos de su contraparte. Terminadas las intervenciones, los integrantes de la Sala podrán realizar preguntas tendientes a aclarar los hechos objeto de debate, las cuales deberán ser contestadas por las partes, de acuerdo con el conocimiento que tengan de los mismos. Terminada la audiencia, el investigado y AMV deberán retirarse a fin de que se continúe la reunión de la Sala. Cualquier material que sea aportado dentro de la audiencia no se incorporará al expediente por el Secretario del Tribunal, salvo que dicha audiencia se lleve a cabo dentro del término establecido en el inciso tercero del artículo 77 del Reglamento de AMV, en cuyo caso, dicho material se incorporará al expediente, y del mismo se dará traslado a la parte contraria para que sobre el mismo se pronuncie dentro del término que establece el inciso cuarto del mismo artículo. 9 Este reglamento rige a partir de la fecha de su aprobación por parte de la Sala de Revisión. 1 0
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