Memoria anual del Servicio de Archivo y Registro de la Universidad de Alicante INTRODUCCIÓN PDF

Please download to get full document.

View again

of 21
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Categories
Published
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL SERVICIO Organización Tecnlgía Infraestructuras Servicis Difusión Otras actividades...
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL SERVICIO Organización Tecnlgía Infraestructuras Servicis Difusión Otras actividades ESTADÍSTICAS DEL SERVICIO DE ARCHIVO Y REGISTRO Registr Archiv CONCLUSIONES 1. INTRODUCCIÓN En el añ 2011 las principales actividades desarrlladas pr el Servici de Archiv y Registr se han centrad en: - La implicación del Servici en el pryect de puesta en marcha de la Administración Electrónica. - El arranque de las actividades de la Cmisión de Archivs y Dcuments de la UA, cncretad en la redacción y presentación de las primeras prpuestas de evaluación de series dcumentales universitarias a la Junta Calificadra de Dcuments Administrativs de la Cmunidad Valenciana. - La participación del Servici en nuevas iniciativas institucinales, tales cm las 1as Olimpíadas de Histria rganizadas pr la Facultad de Filsfía y Letras y la clabración en la expsición cnmemrativa de la 2ª República Españla realizada en el Muse de la Universidad de Alicante. Otras actividades a señalar sn: - El cumplimient del cmprmis de redacción de prcedimients del Servici de Archiv y Registr, de acuerd cn ls criteris establecids pr la UTC. - La cntinuación del sistema de gestión de calidad, siguiend ls bjetivs marcads en el Plan Estratégic, el Plan de mejras y la carta de servicis. - Revisión y actualización de la Carta de Servicis del SAR. 2. PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL SERVICIO Paralelamente a las tareas habituales que se desempeñan en las unidades de Registr y Archiv (cuyas estadísticas se recgen en el apartad 3 de este dcument), se infrma de las principales actividades llevadas a cab en 2011 en diversas áreas Organización Nrmativa: - Se han revisad y adaptad al frmat prpuest pr la UTC ls prcedimients establecids pr la Gerencia para cumplir cn ls bjetivs anuales de 2011: 2 - En Archiv: prcedimients de cnsulta, préstam y entrada de dcumentación (subprces de dnacines). - En Registr: prcedimient de crdinación de las ficinas auxiliares de registr. - La Cmisión de Archivs y Dcuments de la UA, cnstituida a finales de 2010, ha aprbad las prpuestas de valración e infrmes de las siguientes series dcumentales: Becas al estudi de carácter general y Preinscripción, previa cnsulta de las unidades administrativas implicadas y Servici Jurídic. Siguiend el prcedimient establecid, las prpuestas se elevarn a la Junta Calificadra de Dcuments Administrativs de la Cmunidad Valenciana, en cuya sesión del 3 de nviembre se presentarn, siend debatidas y aprbadas para su psterir publicación en el DOGV. Recurss humans: - Se mantiene la situación de la plantilla respect al añ anterir, n habiéndse prducid cambis de persnal a l larg de este perid. - Frmación del persnal: en 2011 se sigue registrad un elevad grad de cumplimient del indicadr de frmación del persnal del Servici, tant en el númer de curss de frmación genérics cm específics. Cabe destacar especialmente las actividades frmativas realizadas pr la mayr parte del persnal de Archiv General y Oficina Central de Registr sbre e-administración y Dcument y Expediente Electrónic. - De acuerd cn la prgramación de la UTC, en 2011 n se han realizad encuestas de clima labral. Se recuerda que ls dats del añ anterir presentaban un resultad raznablemente satisfactri, cn uns valres medis de 5,43 sbre 7 (13 décimas pr encima de la media general de 2008 que era 5,30). Ls elements mens valrads (entre 3,30-3,50) crrespnden a las cndicines de las instalacines (temperatura, ventilación ), mientras que ls mejr valrads se refieren a ls apartads de relacines humanas y dirección (pr encima de 6 punts). Participación en pryects institucinales: - Administración electrónica: En el Plan Directr de Administración Electrónica aprbad en 2010, al Servici de Archiv y Registr se le asignan cmpetencias en el ámbit de gestión dcumental: Adecuación del cuadr de clasificación de dcuments. Realizar la definición del vcabulari de metadats. Definir la tabla de preservación de dcuments. Frmación en materia de Recrds management. Redacción de un plan directr del dcument electrónic. Definición de plíticas de acces a dcuments y expedientes. 3 Así mism, se recnce la función de apy a la Secretaría General para la redacción de nrmativas relacinadas cn Administración Electrónica. La implicación del Servici de Archiv y Registr en la puesta en marcha de la Administración electrónica se ha cncretad en 2011 en las siguientes actuacines: Elabración del Esquema de metadats de dcuments y expedientes electrónics (cn el sprte técnic de la empresa cnsultra AGTIC). Participación en la Cmisión de Administración Electrónica. Intervención en reunines de trabaj cnvcadas pr el Jefe de Área de Recurss Infrmátics y Servicis en red para: Analizar prcedimients para su incrpración en entrn electrónic. Realizar reunines virtuales y presenciales cn empresas del sectr de aplicacines de gestión dcumental y archiv cn el fin de recabar infrmación y facilitar la tma de decisines respect a las pcines más adecuadas para la gestión de dcuments y archiv electrónic para la Universidad. Reunines de trabaj cn la empresa cnsultra AGTIC para realizar seguimient de las accines realizadas y prfundizar en aspects relativs a gestión de dcuments electrónics. - Repsitri institucinal (RUA): Se ha cntinuad trabajand en el pryect de digitalización de las tesis dctrales del Archiv General, así cm en la incrpración de ls fichers pdf al servidr del Servici de Infrmática para su publicación en el repsitri institucinal RUA. - Archiv de la Demcracia: En este añ el Archiv ha cntinuad participand activamente en el pryect institucinal del Archiv de la Demcracia que dirige el Vicerrectrad de Extensión. Se destacan las actividades principales llevadas a cab: Redacción de infrmes y actas de las reunines del Cnsej Asesr y de la Cmisión Permanente. Actualización del inventari de dnantes y dcumentación ingresada en 2011 y del siti web. Crdinación cn archivs municipales, Archiv de la Diputación y Archiv Históric Prvincial de Alicante para la selección de dcuments gráfics de la expsición: Recuerd de una esperanza: La Segunda República en Alicante ( ), inaugurad en el MUA en abril. Presentación del pryect del Archiv de la Demcracia en el taller de experiencias de dinamización de ls archivs públics de la prvincia de Alicante, rganizad pr el Archiv Históric Prvincial en abril de Selección y digitalización de dcuments para la expsición La Mujer durante la Transición Plítica según ls criteris de su cmisaria y prfesra de la Universidad Mónica Mren. 4 Organización del act anual del Archiv de la Demcracia realizad en el MUA el pasad 30 de nviembre, cincidiend cn la inauguración de la expsición de la Fundación Pabl Iglesias Tiemp de transición. - 1as Olimpíadas de Histria: A petición del Equip Decanal de la Facultad de Filsfía y Letras, el Archiv ha clabrad en esta actividad a través de participación de la Dirección del Servici en la Cmisión de Valración de ls trabajs presentads, cuya dcumentación ha sid dnada al fnd dcumental del Archiv de la Demcracia. - Curs de veran Seu de Villena: Archivs, revisand prcess y actualizand cntenids. Actividad rganizada junt cn el Departament de Histria Medieval, Histria Mderna y Ciencias y Técnicas Histrigráficas, que tuv lugar entre el 14 y el 16 de juli. - Reunines transversales: El persnal directiv del Servici de Archiv y Registr ha participad en 24 reunines transversales, predminand el tema de administración electrónica. En menr medida, las reunines están relacinadas cn las actividades del Archiv de la Demcracia (Cnsej Asesr), de la Cmisión de Archivs y Dcuments sbre prcedimients Tecnlgía - Apertura en Internet del prtal de dcuments gráfics. La cnsulta de esta web permite a ls usuaris realizar búsquedas y visualizar ls dcuments digitalizads de ls diverss fnds del Archiv de sprte gráfic, tales cm: ftgrafías, carteles, dibujs y prtadas de la clección de discs. - Digitalización de dcuments: Ha cntinuad la digitalización de tesis dctrales del Archiv General, bien cn fines de cnservación, bien prque han sid autrizadas para su publicación pr ls autres, habiéndse digitalizad un ttal de 50 tesis. Ha cntinuad la digitalización de nuevs carteles ingresadas en el Archiv y de la clección de carteles de la Universidad de Alicante. Se ha digitalizad la ttalidad de la dcumentación relativa a la mujer durante la Transición Plítica para dar sprte dcumental a la Expsición: La Mujer durante la Transición, de la Cmisaria Mónica Mren, en el cntext de un pryect de investigación del Centr de Estudis de la Mujer. - Archiv de seguridad de dcuments digitalizads: Se ha iniciad la grabación en un servidr de la UA de las cpias de dcumentación digitalizadas cn fines de preservación. A diciembre de 2011 el archiv digital cupa 450 GB, quedand tdavía dispnibles trs 550 GB. 5 2.3. Infraestructuras - En varias casines se han prducid prblemas de inundacines de agua sucia sbre la zna de estanterías abiertas del Depósit debid a: Un fall en la cuba de almacenamient de agua del sistema de detección de incendis, que llegó a extenderse hasta ls misms despachs del Archiv. Varis embzs en ls ases de la actual Sala de 24 hras de la Bibliteca, cn el cnsiguiente prblema de cntaminación, suciedad y mals lres en el Depósit de Archiv. Se hace ntar que esta situación se prduce habitualmente fuera del hrari habitual del persnal del Archiv (nches fines de semana), l cual agrava el prblema debid a la ausencia de persnal que pueda detectar esta situación en el primer mment y actuar de manera inmediata. La Dirección de la Oficina Técnica tiene cncimient del prblema y tiene previst intervenir para slucinar este prblema. - La empresa especializada cntratada pr la Universidad para llevar a cab revisines y tratamients periódics cntra la plaga de termitas sigue cntrland ls punts de actividad detectads, si bien en este añ ha habid una aparente reducción de su actividad en cmparación cn añs anterires. - Se ha seguid insistiend ante la Secretaría General sbre la necesidad de habilitar nuevs espacis para el Archiv debid a las inadecuadas cndicines de preservación de ls dcuments de archiv que presenta su actual ubicación en el sótan del edifici de Bibliteca General. Esta slución alternativa ha sid cmentada cn el Vicerrectrad de Infraestructuras, Espacis y Medi Ambiente en varias casines en ls últims añs, habiend recibid siempre una respuesta psitiva, pendiente tdavía de cncreción Servicis - Certificads de firma digital: la Oficina Central de Registr ha emitid 309 certificads persnales de firma digital de la Autridad Valenciana de Certificación. Pr primera vez, también se han slicitad 18 certificads de empleads públics cn bjet de que ls miembrs del equip de gbiern de la Universidad dispngan de firma electrónica de carg. - Plan de frmación permanente del PAS: El persnal del Servici ha impartid una edición del Curs Principis básics de archiv y registr para la gestión de dcuments administrativs en abril La valración general pr parte de ls asistentes presenta una media de 4,2 sbre 5. - Se ha cntinuad freciend el servici de asesramient y sprte técnic a las unidades administrativas. Además de las cnsultas 6 puntuales, telefónicas pr crre electrónic (que n se cntabilizan), en 2011 se han mantenid un ttal de 23 reunines de trabaj cn distintas unidades administrativas, en esta casión principalmente para revisar prcedimients y analizar en prfundidad la dcumentación de las series dcumentales valradas que afectan a ls Servicis de Alumnad: becas de ayudas al estudi general y preinscripción. En ls últims meses de 2011 se han mantenid también diversas reunines cn el Servici de Selección y Frmación, cuyas series relativas a Acces PDI cntratad y cnvcatrias de acces de PAS han cmenzad a analizarse para redactar nuevas prpuestas de valración dcumental. - En el marc de ls cmprmiss de calidad asumids pr el Servici de Archiv y Registr, se ha prestad especial atención al tratamient dcumental de las transferencias regulares de dcumentación de las unidades administrativas, habiéndse alcanzad en un 100% el indicadr de calidad de la carta de servicis en cuant al plaz de tratamient de dicha dcumentación. - En 2011 la UTC n ha realizad encuestas de satisfacción de usuaris del Servici de Archiv y Registr. Se recuerdan ls valres medis registrads en cnsultas anterires: 6,03 en 2008 y 6,15 en 2010, en ambs cass sbre Difusión - Visitas al Archiv General: Grup de alumns de Dcumentación de la titulación de Scilgía (Prfesra: Dlres Alemany). Curs del cicl frmativ de archivs, biblitecas y dcumentación del IES Virgen del Remedi. Grups de alumns de Histria Cntempránea (Prfesres: Rsana Gutiérrez y Rafael Fernández Sirvent). Grups de alumns de la asignatura Fuentes y Dcuments para la Histria de 1º de Grad de Histria (Prfesres: Antni Cut, Antni Carrasc y Mercedes Guijarr). Pr primera vez el Secretariad de Acces de la Universidad ha incluid la visita al Archiv General en el prgrama de visitas de alumns de Bachiller (en ttal 6 grups en trn a 20 alumns cada un) de ls diferentes centrs de la prvincia de Alicante. El bjetiv de estas visitas era dar a cncer a ls futurs alumns de las titulacines de Histria y Humanidades ls servicis del Archiv y la imprtancia de ls dcuments de archiv cm base para el estudi e investigación de las Ciencias Sciales. En particular, se incidió en ls fnds dcumentales del Archiv de la Demcracia pr su interés para el tema de las 1ªs Olimpíadas de Histria: La transición plítica. 7 - Difusión en medis de cmunicación: Audivisual sbre el Archiv en la cadena Infrmación TV Alicante, registrad el 8 de marz de Artículs publicads en el númer mngráfic de la revista CANELOBRE: El cuidad de la memria: Archivs de la prvincia de Alicante (2011, núm 58): - El Archiv de la Demcracia, p Archiv General de la Universidad de Alicante, p Otras actividades - Participación en las actividades de la CAU/CRUE: La Dirección y Dirección Adjunta del Servici han seguid clabrand cn ls Grups de trabaj de Dcuments Electrónics y Archivs persnales. Hasta juni de 2011 la Secretaría del Cmité Ejecutiv ha estad cupada pr la Directra de este servici y la Presidencia pr la actual Secretaria General de la UA, Nuria Fernández, en este cas hasta el mes de juli. Asistencia y participación activa de la Dirección y Dirección Adjunta del Servici en las XVII Jrnadas de la CAU/CRUE (25-27 may. Universidad de Burgs). - Visitas prfesinales: Vicerrectra de Tecnlgía y respnsable del Archiv de la Universidad Plitécnica de Cartagena (Tema: gestión de dcuments y archivs electrónics). Prfesra de Archivística y alumna de Dctrad de la Universidad Plitécnica de Valencia (Tema: edificis e instalacines de archiv en la Cmunidad Valenciana). 8 3. ESTADÍSTICAS DEL SERVICIO DE ARCHIVO Y REGISTRO 3.1. Registr Dcuments registrads Añ Oficina Central de Registr ENTRADAS Oficinas auxiliares de registr TOTAL (65%) (35%) (68%) (32%) (72%) (28%) (73%) (27%) OFICINA CENTRAL OFICINAS AUXILIARES 72,83 27,17 La distribución de ls asients de registrs de entrada entre la Oficina Central y las diversas ficinas auxiliares es la siguiente: OFICINAS Nº REGISTROS 1. Oficina Central F. Filsfía y Letras F. Ecnómicas F. Derech F. Ciencias F. Educación EPSA Sede Ciudad de Alicante Ciencias de la Salud Registr infrmátic 238 TOTAL Añ Oficina Central de Registr SALIDAS Oficinas auxiliares de registr TOTAL (64%) (36%) (68%) (32%) (76%) (24%) (76,7%) (23.3%) OFICINA CENTRAL OFICINAS AUXILIARES 76,7% 23,3% 10 La distribución de ls registrs de salida es la siguiente: OFICINAS Nº REGISTROS 1. Oficina Central F. Filsfía y Letras F. Ecnómicas F. Derech F. Ciencias F. Educación EPSA Sede Ciudad de Alicante Ciencias de la Salud Registr infrmátic 0 TOTAL OFICINA CENTRAL 2.- FILOSOFIA Y LETRAS 3.- FACULTAD DE ECONOMICAS 4.- FACULTAD DE DERECHO 5.-FACULTAD DE CIENCIAS 6.- FACULTAD DE EDUCACION 7.- ESCUELA POLITECNICA SUPERIOR 8.- SEDE DE ALICANTE 9.- FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD 10.- REGISTRO INFORMATICO Tant en registrs de entrada cm de salida se mantienen valres similares al añ anterir, cn un ciert increment del númer de registrs de salida respect al añ anterir. Cm nvedad hay que señalar la nueva funcinalidad de Registr infrmátic que entró en funcinamient en abril de 2011 cn la apertura de la Sede electrónica de la UA. Ls prcedimients implantads en 2011 que utilizan registr telemátic de entrada de dcuments sn: instancia genérica y slicitud de evaluación de trams dcentes Certificads de firma digital La siguiente gráfica muestra la evlución de la emisión de certificads de firma digital a través de la Oficina Central de Registr de la UA desde 2007 hasta 2011 pr parte de la Autridad Valenciana de Certificación. Se sigue bservand un cmprtamient diferente según clectivs: PAS, PDI, Alumns y Otrs. Pr primera vez se incluyen dats relativs a la emisión 11 de certificads de emplead públic para ls miembrs del equip rectral y vicegerentes. En líneas generales, se bserva un increment de certificads para alumns y en menr medida del PDI respect a añs anterires, mientras que tiende a disminuir en el PAS PAS PDI Alumns Otrs Emplead púb Archiv General Ingress de dcumentación Prcedente de dnacines: En el séptim añ de funcinamient del Archiv de la Demcracia ha seguid entrand nueva dcumentación, si bien su númer se ha reducid respect a ls primers añs. En 2011 ha habid un ttal 6 nuevs dnantes y 9 ampliacines de dcumentación. Prcedente de transferencias: En cuant al ingres de dcumentación prcedente de las transferencias regulares de dcumentación pr parte de las unidades administrativas, se aprta el registr de dats de ls últims añs: Añ Nº de unidades Nº de Nº unidades administrativas transferencias de instalación Desglse de dats en 2011: cajas de archiv, 127 tesis dctrales, 16 tesinas, 4 publicacines y 95 carpetillas. 12 Ls dats cmparativs de la secuencia de añs muestran la cntinuidad de prces de transferencias regulares de dcumentación de las unidades administrativas al Archiv General. En 2011 se detecta una cierta reducción del númer de cajas de archiv recibidas pr transferencia respect a añs anterires, en ls que se prdujern varias transferencias masivas de dcumentación debid a la remdelación de espacis reestructuración administrativa de diversas unidades y secretarías. N bstante, hems de señalar que tdavía hay unidades administrativas que prácticamente n han realizad transferencias dcumentales, en particular alguns Vicerrectrads y Centrs, así cm un buen númer de Departaments. El siguiente gráfic muestra la prcedencia de las transferencias y el númer de cajas de archiv que han entrad al Archiv General en 2011: Nº de cajas pr prcedencia Nº Cajas En el gráfic se identifica el nmbre de las unidades administrativas y númer de cajas que han trasferid a l larg del añ La clumna denminada Otrs, cuy valr numéric es 92, crrespnde a la suma de las unidades que han transferid mens de 25 cajas. 13 Unidades dcumentales en la base de dats de Archiv Increment anual y ttal acumulad de la base de dats dcumental Añ Nº de registrs Desglse pr tip de unidad dcumental Nº cajas de Nº dcuments Nº dcuments Archiv cmpuests simples Ttal acumulad a Distribución de registrs de la base de dats dcumental pr fnds dcumentales Fnds dcumentales Nº de registrs en la base de dats dcumental del Archiv (en tds ls cass se trata Increment de dats a 31 de diciembre) pr fnds en Universidad de Alicante Ftgrafías UA Carteles UA Escuela de Cmerci Escuela de Magisteri Archiv de la Demcracia Bcets y dibujs de Jsé Gutiérrez Carbnell Archiv Jsefina Ferrándiz Casares Archiv Pedr Zaragza Orts Discs de RNE en Alicante Fernand Martín-Sánchez Otrs fnds En 2011 el crecimient de la base experimenta de nuev un ntable ascens, especialmente en el númer de expedientes unidades dcumentales cmpuestas intrducidas en la base de dats. En cuant a la distribución pr fnds, el increment se centra en el Fnd dcumental de la Universidad de Alicante y respnde en su mayr parte al prces técnic de las transferencias de unidades administrativas de la UA Servicis a usuaris del Archiv General Añ Nº de usuaris 2 Nº de dcuments cnsultads Nº de préstams Nº de dcumen
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks
SAVE OUR EARTH

We need your sign to support Project to invent "SMART AND CONTROLLABLE REFLECTIVE BALLOONS" to cover the Sun and Save Our Earth.

More details...

Sign Now!

We are very appreciated for your Prompt Action!

x