Gestion Documental

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Gestión para empresas
  La gestin documental o gestin de documentos, es el conjunto de normas tcnicas y � � � prcticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados � en una organizacin, facilitar la recuperacin de informacin desde ellos, � � � determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin a largo plazo de los documentos ms valiosos, � � aplicando principios de racionalizacin y economa. � � Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la � necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el � � � tamao de los fondos documentales. � ndice � 1Desarrollo de la gestin documental � Diferencias de terminologa entre el ingls y el espaol � � � !istemas electrnicos de gestin documental, o sistemas de gestin de � � � � documentos electrnicos# � $%lujo del istema de &estin Documental � $.1'ases de Datos$.(ard)are$.!oft)are$.$*edes$.+suarios$.-dministradores+/rocesos de la &estin Documental � -0rminos *elacionados � -.1istema de dministracin de ontenidos � -.&estin del onocimiento � -.!'ases de Datos Documentales23entajasDesarrollo de la gestin documental � Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio � e4clusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y � estanteras en que se guardan los documentos de papel 5y ms tarde los � � audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos6, los ficheros o � � 7rde4 que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de � � recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. 8s � � � � � recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms � � necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los � sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. unque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los � � profesionales en sistemas de informacin son los e4pertos en los flujos de � documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico. � El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de � � la e4periencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la 'iblioteca del � ongreso de los Estados nidos de mrica y la 'ritish Library, que en los aos -9 � � del siglo :: crean el formato bibliogrfico 8* 58achine *eadable ataloguing6 o � catalogacin legible por mquina, para sus bases de datos. nos aos ms tarde el � � � � uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la � � � � administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la � � aparicin de los procesadores de te4tos y otras aplicaciones ofimticas. � � En la actualidad, coe4isten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin � � documental; desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,  hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la � � � documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato � electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de � � tramitacin de los e4pedientes, capturan informacin desde bases de datos de � � produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, � bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y � � recuperar informacin de cualquier lugar. � Diferencias de terminologa entre el ingls y el espaol � � � Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos administrativos � � anglosajones y latinos, se mantiene hasta el da de hoy una cierta tensin entre � � las nociones de gestin documental y la archivstica, como si de cosas muy � � diferentes se tratase. /or un lado, en espaol no e4iste una palabra del todo � equivalente al concepto de record ingls, que cubre todo aquello que documenta � algo. En espaol usamos el trmino documento de archivo , que es ms pobre en � � � significado. uando en ingls se dice *ecords management se est refiriendo a la � � gestin documental de documentos de archivo especficamente. /ero por otro lado, en � � ingls la palabra archive significa casi invariablemente archivo histrico , � � mientras que en espaol el archivo se entiende en sus varias fases; archivo � corriente o de gestin, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el � archivo permanente o histrico. � Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en lospases hispanohablantes y lusfonos al menos, de creer que la archivstica se � � � aplica slo a los archivos histricos, o que el < se refiere a la gestin de � � � cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as; La archivstica cubre el � � records management y la gestin de archivos histricos tambin, mientras que la � � � gestin documental es ms amplia que el records management ya que se puede aplicar � � a cualquier tipo de documentos, no slo a los administrativos o de archivo. � La gestin documental fue siempre una necesidad, y al mismo tiempo, un problema � para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la � organizacin y bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fa4, � � etc.La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente � la informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen � de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan � ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y � almacenamiento. ms informacin consultal con el =ng. jaynor � � istemas electrnicos de gestin documental, o sistemas de gestin de documentos � � � � electrnicos# � >tro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye el electronic � � � records management que tanto puede significar sistema de administracin de � documentos electrnicos e4clusivamente, como sistema electrnico de administracin � � � de documentos de archivo 5en papel y?o electrnicos6, segn se le ponga el nfasis � � � en electronic records o en records management .En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est hablando de un � � � sistema electrnico de administracin de documentos, subentendindose que muchos de � � � ellos permiten tambin registrar en el sistema referencias a documentos en papel � que habr que ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de los documentos � � electrnicos. � n sistema de administracin de documentos electrnicos es, pues, un sistema � � computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y?o imgenes digitales de documentos srcinalmente � �  soportados en papel. El trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas � de administracin de contenido 586 y es comnmente visto como un sistema de � � administracin de contenido corporativo y relacionado con el trmino Digital sset � � 8anagement
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