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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART ASPECTOS PRELIMINARES SMART, consiente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART ASPECTOS PRELIMINARES SMART, consiente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de la responsabilidad que ha adquirido frente a estos, como consecuencia de las actividades de tratamiento de información desarrolladas en ejecución de su objeto social, pone a disposición de los interesados, sus políticas para el tratamiento de información personal, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 13 del decreto 1377 de DATOS DE CONTACTO En complemento de lo dispuesto en la sección 7, SOLUCIONES MULTIPLES ASOCIADAS A REDES Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION - SMART S.A.S.., para todos los efectos legales, ostenta la calidad de RESPONSABLE DE TRATAMIENTO de información personal que compone la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART.; se encuentra domiciliada en la ciudad de Bogota - Colombia, con asiento principal en la dirección Calle 45 no 5 10 Of 203 y correos electrónicos 2. OBJETO El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., principalmente en lo relacionado con la finalidad del mismo, los derechos de los TITULARES de los datos personales, los compromisos adquiridos por SMART. Con los Titulares de los datos, en su calidad de responsable del tratamiento y las herramientas adoptadas, para que los TITULARES puedan ejercer adecuadamente sus derechos. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 1 de 17 3. MARCO NORMATIVO Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 2 de 17 Para aquellas situaciones no reguladas por la POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., se estará a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, en cuento fuere pertinente. 4. DEFINICIONES Para efectos interpretativos y brindar mayor entendimiento de la POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN - BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., se adoptan las siguientes definiciones: Autorización Consentimiento previo, expreso e informado, emitido por el titular, para efectos de someter sus datos a una actividad de tratamiento. Base de datos Es el conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento. Dato personal Toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas, determinadas o determinables, que componen la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART.. Dato privado El dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Dato público Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Dato semiprivado El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 3 de 17 Dato sensible Aquellos que afectan la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Encargado del tratamiento Aquella persona natural o jurídica que, previa celebración de un contrato con SMART., realice actividades de tratamiento de datos personales por cuenta de esta. Responsable del tratamiento Para todos los efectos legales, se considera que SMART. es responsable del tratamiento, como consecuencia del poder de decisión sobre la base de datos y el tratamiento que se ejecuta sobre los datos que la componen. Titular del dato Aquella persona natural o jurídica cuyos datos, siendo objeto de tratamiento, hacen parte de la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART.. Tratamiento Toda operación o conjunto de operaciones que SMART. ejecuta sobre los datos personales que componen la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 5. PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Para el adecuado tratamiento de datos personales, en todos los actos desplegados por SMART. sobre la información que compone la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART.; al igual que en lo referente a la interpretación y ejecución de las presentes políticas, se acatarán los siguientes principios: Principio de legalidad Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de información por parte de SMART. o quien esta designe como ENCARGADO de tratamiento, se dará aplicación, además de lo establecido en la presente política, a las normas descritas Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 4 de 17 en la sección 2 y toda aquellas que las reglamente, adicionen, modifiquen o supriman. Principio de finalidad En el tratamiento de información personal de la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., se ejecutarán exclusivamente las actividades que estén relacionadas con la finalidad establecida en la sección 9. Principio de libertad Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular. Lo anterior no obsta para que en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresión del mismo, según lo dispuesto en la sección 16 (f). Principio de veracidad o calidad SMART. se compromete con los TITULARES de la información que compone su base de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Para este fin, pone a disposición de los titulares de la información los mecanismos establecidos en las secciones 17, 18 y 19, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de la información. Principio de transparencia SMART. ha adoptado los mecanismos idóneos para garantizar que el TITULAR obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Principio de acceso y circulación restringida El acceso a la información que compone la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., está restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. SMART. no publica Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 5 de 17 la información personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. Principio de seguridad SMART. ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado. Principio de confidencialidad SMART. ha adoptado un protocolo, que garantiza a los titulares de la información que compone la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales, guardarán reserva sobre dicha información, aun después de finalizada la labor de tratamiento, o su vínculo contractual con la compañía. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 6. AUTORIZACIÓN Las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política, serán ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa expresa e informada. Sin perjuicio de lo anterior, SMART. se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de SMART. frente a los titulares establecidos en la presente política. a. Datos recabados por SMART. SMART. conserva copia de las autorizaciones emitidas por el titular del dato y de las comunicaciones enviadas a los mismos en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013, respecto de los datos recolectados por aquella. b. Datos suministrados por terceros Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 6 de 17 Además de los datos personales recolectados por SMART. directamente con el TITULAR, SMART., frecuentemente obtiene datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente han obtenido autorización de los TITULARES. 7. NIVEL DE INTERVENCIÓN Para todos los efectos legales relacionados con el tratamiento de datos personales y en atención a lo establecido en la sección 13 de la presente política, y los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, SMART. se considera responsable del tratamiento de información personal, con todas las consecuencias jurídicas que tal calidad implica. Es decir, SOLUCIONES MULTIPLES ASOCIADAS A REDES Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION - SMART S.A.S.. es la única persona que decide sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., y es quien ejecuta las actividades de tratamiento, sin la intervención de terceras personas. Sin perjuicio de lo anterior, SMART. se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero, para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este último observará los compromisos establecidos en la sección 15 de la presente política. 8. BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART. La BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., hace referencia al conjunto de datos personales almacenados sistemáticamente atendiendo a la finalidad descrita en la sección 9 y a las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre la misma, según lo dispuesto en la sección 10. La BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART. está compuesta principalmente, por el nombre del cliente o proveedor; número de identificación tributaria; información financiera, crediticia, comercial y de servicios; nombre del contacto (titular del dato); , teléfono fijo y móvil, profesión, cargo, domicilio, número de cédula, fecha y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, todos ellos datos pertinentes y adecuados a la finalidad del tratamiento. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 7 de 17 9. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO SMART. es una compañía especializada en la prestación de servicios relacionados con conectividades inalambricas. Para el desarrollo de su objeto social, SMART. recopila ciertos datos personales de (i) clientes, (ii) potenciales clientes, (iii) proveedores, (iv) potenciales proveedores, (v) empleados o personas de contacto de sus clientes, (vi) empleados o personas de contacto de sus potenciales clientes, (vii) empleados o personas de contacto de sus proveedores, (viii) empleados o personas de contacto de sus potenciales proveedores; que facilitan entre otros, los procesos de contratación y la ejecución y verificación del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales. Adicional a lo anterior, SMART. desarrolla una serie de actividades de naturaleza formativa, promocional, social, tales como conferencias, talleres, foros, seminarios, eventos académicos, entre otros, enfocados principalmente a apoyar en diferentes temas a sus clientes y proveedores, con el objetivo de fortalecer nuestra relación. Para efectos del desarrollo efectivo de tales actividades, SMART. requiere recopilar, almacenar, utilizar y, en general realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones contractuales, verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., consiste en: A. De la finalidad de las actividades de tratamiento en general a. Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los párrafos anteriores. b. Envío de boletines e información corporativa que SMART. considera de interés del TITULAR. c. Evaluación de la calidad de los servicios prestados. d. Evaluación de la calidad de los servicios y productos recibidos. e. Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de SMART., dentro y fuera del territorio nacional. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 8 de 17 f. Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los CLIENTES. g. Creación de usuarios, cuando ello fuere necesario para el funcionamiento de aplicativos o similares h. Ejecución de actividades de mercadeo y publicidad relacionadas con el objeto social de SMART., así como los demás programas y eventos organizados. B. De la finalidad del tratamiento relacionada con las actividades de formación a. Envío de invitaciones a participar en los eventos formativos. b. Ejecución de programas de formación y capacitación organizados por SMART. c. Expedición de certificaciones relacionadas con los cursos realizados. C. De la finalidad del tratamiento de datos de naturaleza financiera, crediticia, comercial y de servicios a. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales. b. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes. c. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas. 10. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO SMART. recopila, almacena, utiliza, transmite y, en general realiza actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, en desarrollo de los procesos de contratación, ejecución y verificación del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales y las demás finalidades descritas en la sección anterior. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 9 de 17 11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento de los datos por parte de SMART., descrita en la sección 9, SMART. reconoce que los datos sometidos a tratamiento no son de aquellos denominados sensibles, es decir, no afectan la intimidad personal del titular, o pueden dar lugar a actitudes prejuiciosas. 12. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES En la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, SMART. se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES 13.COMPROMISOS Para todos los efectos legales relacionados con el tratamiento de datos personales y en atención a lo establecido en la sección 7 de la presente política, y los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, SMART. se considera responsable del tratamiento de información personal, con todas las consecuencias jurídicas que tal calidad implica. Como consecuencia de lo anterior, SMART. adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal: a. Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar autorización del TITULAR en los casos en que, conforme a una disposición legal, sea necesario obtener tal autorización. c. Conservar una copia de la autorización emitida por el TITULAR, cuando la misma sea necesaria. d. Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección de los datos. Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 10 de 17 e. Informar debidamente al TITULAR los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal. f. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g. Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. h. Rectificar la información cuando sea incorrecta o parcializada. i. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en términos señalados por la ley. j. Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que, según las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella. k. Adoptar un manual interno procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales. l. Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos. m. Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 14. COMPROMISOS ESPECIALES Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del TITULAR, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, SMART. se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo. 15. COMPROMISOS DE TERCEROS Cuando, por razones de conveniencia, SMART. delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero, se compromete Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 11 de 17 con el TITULAR a que el ENCARGADO de tales actividades de tratamiento se obligará a: a. Garantizar al TITULAR el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por SMART. o directamente por el TITULAR. d. Tramitar los requerimientos formulados por los TITULARES, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales. e. Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo. f. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; g. Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 16. DERECHOS DE LOS TITULARES SMART., comprometido con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento y, consciente de la importancia del debido Versión 1.0 CONFIDENCIAL Pág. 12 de 17 tratamiento de datos personales, reconoce a los TITULARES de los datos de la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., los siguientes derechos: a. Conocimiento En virtud de este derecho, el titular del dato está facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo manipulados por SMART., y el uso que se le da a tales datos. b. Rectificación Potestad reconocida al titular del dato para solicitar, en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART. c. Actualización Facultad del TITULAR del dato de solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en la BASE DE DATOS CLIENTES Y PROVEEDORES SMART., sea completa y actualizad
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