COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS EN LA CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO, 2012 YESIKA PAOLA CORTES OSORIO

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COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS EN LA CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO, 2012 YESIKA PAOLA CORTES OSORIO DIRECTOR DE SISTEMATIZACIÓN LUIS ERNESTO PARDO RODRIGUEZ Universidad
COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS EN LA CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO, 2012 YESIKA PAOLA CORTES OSORIO DIRECTOR DE SISTEMATIZACIÓN LUIS ERNESTO PARDO RODRIGUEZ Universidad Santo Tomás de Aquino Facultad de Comunicación Social para la Paz Comunicación Organizacional BOGOTÁ AGRADECIMIENTOS A Dios Por haberme permito llegar hasta este punto, por haberme brindado la oportunidad de estudiar, por abrirme las puertas del mundo, y por brindarme de su eterno amor para llegar a ser la persona que soy. A Mis Padres Por haber confiado en mí, porque todos los días de este largo proceso se esforzaron por darme lo mejor, porque creyeron en mis sueños, y los hicieron suyos. Gracias a ellos todos los días me levantaba con la cabeza en alto, porque a pesar de las diferentes situaciones de la vida, me apoyaron, trabajaron junto a mí para llegar a ser lo que soy. Doy gracias a Dios por sus vidas, por sus esfuerzos y por el amor que me han dado. A mi profesor Luis Ernesto Por enseñarme que la vida tiene sentido de la mano de personas que llegan en momentos precisos y que son escogidos por Dios para hacer parte de los sueños de los demás, Doy gracias a él porque en este proceso se convirtió en un segundo padre al guiarme, enseñarme, corregirme y sobre todo ayudarme en mi proceso de formación como persona y como profesional de la comunicación. Y a todas aquellas personas que formaron parte de este sueño de verme convertida en una profesional de la comunicación social, que aportaron de diferentes maneras para que mi sueño se hiciera realidad. 2 TABLA DE CONTENIDO pág. I. CONTEXTO INSTITUCIONAL MEDIO SOCIAL Y CULTURAL MEDIO ECONÓMICO MEDIO TECNOLÓGICO MEDIO ECOLÓGICO DIMENSIONES DE LA ORGANIZACIÓN Frente a otros: Generar confianza La empresa en medio de los otros La empresa con otros La empresa para otros FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA Misión Visión Objetivos Corporativos Objetivos Corporativos CID Principios Corporativos Servicio ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 24 II. ANTECEDENTES ANTECEDENTES INSTITUCIONALES ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN PROBLEMA DE SISTEMATIZACIÓN NÚCLEO PROBLÉMICO PROBLEMA COMUNICATIVO JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS Objetivo General Objetivo Especifico 32 III. MARCO TEÓRICO DEPARTAMENTALIZACIÓN 34 3 3.2 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Comunicación interna y externa Comunicación interna Comunicación Externa Marketing Publicidad Branding Comunicación de Marca Estrategias de Comunicación Cultura Corporativa Imagen Corporativa El papel del DIRCOM en la organización Habilidades Plan Estratégico de comunicación Planeación Estratégica Departamento de comunicación Funciones del departamento de comunicaciones 54 IV. PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE 56 COMUNICACIONES 1. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS POLITICAS DE COMUNICACIÓN FUNCIONES DEL DIRCOM EN EL DEPARTAMENTO DE 59 COMUNICACIONES 1.6 COMUNICACIÓN DE CRISIS RELACIONES PÚBLICAS 63 V. PRODUCTOS DE COMUNICACIÓN MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA 66 4 5.2.1 Porque un Manual de Identidad Visual Corporativa Glosario Imagotipo Elementos Básicos Área de seguridad de reducción mínima Construcción Grafica positivo - negativo uso con otros logotipos colorimetría Tipografía Corporativa Tipografías Complementarias Usos incorrectos Papelería Corporativa Tarjetas de presentación Página web BOLETÍN INFORMATIVO EXTERNO Objetivo General Objetivos Específicos Objetivo Público Frecuencia de tiempo contenido Análisis costos Diseño Capital Humano Fecha de inicio Elaboración Base de datos Evaluación CAMPAÑA YO SOY CID ESTRATEGIA Que es YO SOY CID Objetivo General 80 5 Objetivos Específicos Públicos Objetivos Etapas estrategia YO SOY CID Productos comunicativos internos 82 VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 87 BIBLIOGRAFIA 88 ANEXOS DESCRIPCIÓN DE LA EXPERIENCIA 90 ANEXO 1 96 ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO INTRODUCCIÓN La comunicación es un proceso mediante el cual se transmiten ideas o símbolos, que tienen el mismo significado para un grupo de personas que intervienen en una interacción; en este caso al interior de una organización. Asimismo, es la manera de relacionarse de las personas, las organizaciones y la sociedad, llegando así al concepto de comunicación organizacional cuyo objetivo de estudio es la comunicación dentro de las organizaciones y entre las organizaciones y su entorno, utilizando diferentes canales de comunicación que permiten llegar a sus públicos de interés. Es así que la evaluación de los procesos comunicativos en una organización permite identificar falencias en los procesos, al aplicar instrumentos de recolección de información, los cuales ayudan a la persona a orientarse y sobre todo a diagnosticar las principales falencias. Por ende la comunicación organizacional, permite hablar de los públicos internos y externos de la organización, de un clima organizacional de una imagen positiva, y sobre todo de un sistema que trasmite y recibe información sobre el que hacer, el ser y deber ser de la organización. Dentro de la comunicación organizacional se encuentran relaciones, entre ellas las horizontales y verticales entre empleados y directivos, las cuales se deben trabajar para mejorar los procesos al interior de la empresa, prácticamente es la emisión y recepción de mensajes al interior de la organización basado en las relaciones, o al exterior con otras organizaciones en cuanto a las relaciones públicas. La creación de un Departamento de Comunicación es una premisa de las organizaciones hoy en día; La comunicación dejo de pensarse solo en Medios Masivos para convertirse en un campo de estudios en el cual se ha empezado a cobrar auge en los entornos comerciales. Desde el departamento de comunicaciones se estructuran procesos internos y externos, la comunicación se ha convertido en el soporte de las actividades y de los proyectos desarrollados por la organización. 7 El objetivo del trabajo es crear el departamento de comunicaciones para la Corporación Infancia y Desarrollo (CID), una ONG con 12 años de experiencia en el mercado colombiano, la cual siente la necesidad de implementar nuevos procesos de comunicación bajo el mando de un departamento que formalice y articule los flujos comunicativos internos y externos en pro de una identidad corporativa y una reputación en el mercado. La sistematización de experiencias, que se define como una interpretación critica de las experiencias de un proceso vivido y como se han intervenido fue realizada en la Corporación Infancia y Desarrollo frente al tema de la creación de un Departamento de Comunicación. Consistió en un trabajo de campo sustentado en la revisión de posturas teóricas de diferentes autores, trabajos de grado entre otros, que permitieron consolidar la propuesta aquí presentada. Este trabajo desarrolla una propuesta de comunicación basada en un trabajo de campo que comprendió período de ochos meses, en el cual contribuyó al crecimiento de la CID, cuyo resultado es la creación de un Departamento de Comunicación que formalice, los procesos comunicativos proyectados en su imagen y reputación. Asimismo, la creación de un Departamento de Comunicación permite la creación de estrategias que consoliden una cultura corporativa en la elaboración de productos comunicativos que evidencien los procesos de comunicación al interior de la organización; de esta forma consolidar su imagen el mercado y lograr una reputación por su labor como ONG de desarrollo, que incentiva el crecimiento de la persona con cada uno de sus proyectos. El trabajo se desarrolló a partir de una observación participante, entrevistas personalizadas, encuestas y diarios de campo que permitieron registrar cada una de las actividades realizadas durante el proceso académico - práctico dentro de la organización. 8 Para la recolección de información se utilizaron instrumentos como diarios de campo, que permitieron consolidar categorías de análisis para el desarrollo del marco teórico, ampliando dichas categorías desde perspectivas diferentes para consolidar un concepto claro, que permitiera ser una guía para el desarrollo del trabajo en la propuesta de comunicación para la CID. Por otro lado se realizaron entrevistas con las personas del área de Fortalecimiento Institucional, para clarificar ideas y percepciones de los procesos de comunicación que se desarrollaban al interior y exterior de la organización; dichas entrevistas permitieron clasificar conceptos de comunicación, para la creación de planes de trabajo desde un área independiente clasificado como Departamento de comunicaciones, planteando nuevas procesos sin olvidar los procesos antes trabajados por la organización. 9 CAPITULO I- CONTEXTO INSTITUCIONAL CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO A continuación se presenta un análisis de los elementos que caracterizan el entorno institucional de la Corporación Infancia y Desarrollo, haciendo una descripción de su medio social y cultural, medio económico, medio tecnológico y medio ecológico, elementos con los cuales se brindará una panorámica general de la organización, donde se encontrarán detalles importantes respecto al contexto de la CID. En tal sentido se empleará la metodología del autor Marco Elías Buitrago 1 quien plantea un análisis de los medios de la organización para el reconocimiento de sus entornos MEDIO SOCIAL Y CULTURAL La Corporación Infancia y Desarrollo es una organización no gubernamental de desarrollo, constituida como corporación de cobertura nacional, conformada por un equipo interdisciplinario con amplia experiencia de trabajo con poblaciones en situación de vulnerabilidad por pobreza y/o desplazamiento forzado. Además promueve la restitución y garantía del ejercicio de los derechos de la infancia, juventud, familias y comunidades. 2 La Corporación Infancia y Desarrollo (CID) se encuentra ubicada en la Ciudad de Bogotá, (sede Principal) desde este lugar se manejan los procesos administrativos de cada uno de los proyectos, hacia el resto de las ciudades, asimismo, manejan los procesos de contratación independientemente la ciudad, y manejan la contabilidad a nivel nacional. 3 1 CONTRERAS BUITRAGO, Marco Elías. Formulación y evaluación de proyectos. Santafé de Bogotá, D.C.: Unisur, p. 2 CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO. carpeta de presentación, Bogotá, YESIKA PAOLA CORTES. Diario de campo, Comunicadora Social, de Universidad Santo Tomás, Facultad de Comunicación Social. Bogotá 5 de Marzo 2012.Anexo al presente trabajo 10 La CID opera desde Bogotá hacia el resto de las ciudades, actualmente se encuentra en 32 departamentos de Colombia, y ha estado presente en 75 municipios, atendiendo a niños (as), adolescentes y jóvenes. Por ende su estructura se caracteriza por mantener relaciones interpersonales y culturales con las personas que hacen parte de cada departamento. 4 Actualmente tiene cuatro líneas de acción: 1. Diseña e implementa Programas de Apoyo directo a niños (as) jóvenes y sus sistemas familiares, desde un enfoque de derechos, corresponsabilidad y sostenibilidad con metodologías trasferibles, a fin de dejar capacidad instalada en las comunidades de manera que sean un aporte a los procesos de desarrollo comunitario 5. Estos programas los implementa desde un enfoque diferencial de derechos, a partir del principio de la corresponsabilidad y dentro de las dinámicas de desarrollo comunitario y social, con el fin de contar con estrategias metodológicas y operativas que permita su implementación asertiva nacional o internacionalmente. Es así como la CID ha desarrollado varias experiencias con niños (as) de primera infancia que han sido apoyadas por instituciones del estado y la cooperación internacional que le permite contar con el Centro de desarrollo comunitario para la primera infancia 2. Implementa de procesos de formación acción, encaminados a garantizar los derechos de la niñez, la juventud, la mujer y la familia 6. Siendo una de las experticias institucionales el diseño, la implementación, validación y trasferencia de procesos de formación, la CID ha llevado a cabo diversos procesos con funcionarios públicos, agentes educativos comunitarios, docentes, empleados de 4 ENTREVISTA con Nicolás Meslaoui, Auxiliar de Fortalecimiento Institucional, Corporación Infancia y Desarrollo. Bogotá, 16 de abril de CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO. Quienes somos- nuestras líneas de acción (termino de búsqueda: informativa). (en línea web). Colombia: ( Consultada: ) página 1 disponible en 6 Ibíd. 11 empresas privadas, siempre encaminadas a la incidencia política y la creación de condiciones para la garantía de los derechos de estas poblaciones. 3. Acompaña a grupos, organizaciones, instituciones públicas, privadas y de cooperación internacional, en el diseño, implementación, sistematización, evaluación de sus experiencias e investigaciones a fin de recuperar aprendizajes para la cualificación de sus prácticas y como un aporte al desarrollo social. 7 Con la intención de dejar capacidad instalada, se cuenta con una metodología que permite a los(as) participantes hacer parte de la experiencia desde el diseño, siendo sujetos críticos en la interpretación de los resultados y el planteamiento de alternativas. Los colaboradores de la Corporación en cada una de las ciudades tienen un perfil profesional, psicólogos, sicopedagogos y licenciados en diferentes ramas de la educación. Cada ciudad tiene una sede donde se coordinan sus procesos. 8 Su organización se basa en una estructura descendente las decisiones se basan en la Dirección General bajo la Señora Julia Elsa Solano y Claudia Gallego, fundadoras de la Corporación en el 2001, y gestoras del proceso que ha mantenido la CID en estos 11 años de trabajo 9. La Corporación es una entidad no gubernamental que desarrolla su trabajo con recursos económicos públicos por medio de convenios y con recursos propios que generan sus socios. La CID opera bajo licitaciones en relación con sus líneas de trabajo, en este momento el proyecto más grande y de cobertura nacional es Círculos de Aprendizaje el cual está apoyado por la Secretaria de Educación de cada una de las ciudades donde se encuentra actualmente Ibíd. 8 ENTREVISTA con Gustavo Badillo, Coordinador del Proyecto Aceleración del Aprendizaje, Corporación Infancia y Desarrollo. Bogotá, 11 de Marzo CORTES YESIKA PAOLA. Diario de campo, Comunicadora Social, de Universidad Santo Tomás, Facultad de Comunicación Social, Bogotá 9 de Mayo Anexo al presente trabajo 10 CORTES, YESIKA PAOLA. Diario de campo, Comunicadora Social, de Universidad Santo Tomás, Facultad de Comunicación Social, Bogotá 9 de Mayo Anexo al presente trabajo 12 1.2 MEDIO ECONÓMICO El patrimonio de la Corporación Infancia y Desarrollo proviene de auxilios y donaciones, recibe aportes de distintas entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales siempre y cuando sean de procedencia lícita. Asimismo, tienen excedentes del ejercicio contable, estos se dan cuando son evaluados los resultados de la actividad económica anuales de la CID, el director elabora una propuesta de destinación de los excedentes, cual será sometida a probación del consejo directivo. Y por último la venta de servicios donde la corporación podrá vender servicios de formación, asesoría, investigación, sistematización y demás que apoyen el cumplimiento de los objetivos MEDIO TECNOLÓGICO La CID cuenta con computadores con sistemas operativos Windows 7, en la sede nacional se encuentran impresoras para cada uno de los departamentos, una fotocopiadora y scanner. En las sedes regionales se cuentan con computadores bases, cada coordinador tiene un blackberry proporcionado por la Corporación, y todas las sedes tienen internet. No cuentan con una intranet, se comunican vía telefónica y por el correo institucional, en la mayoría de casos se reúnen vía skype para difundir información importante. 12 MEDIO ECOLÓGICO La CID cuenta con una conciencia social frente a la ecología y el concepto de reciclaje, en la sede nacional, se recicla el papel para su reutilización. De esta manera ellos creen 11 CORPORACIÓN INFANCIA Y DESARROLLO. Estatutos, Cámara de comercio de Bogotá, Bogotá: 2001, página 6 y CORTES, YESIKA PAOLA. Diario de campo, Comunicadora Social, de Universidad Santo Tomás, Facultad de Comunicación Social Bogotá 10 de Abril Anexo al presente Trabajo 13 contribuir a la ecología, asimismo se clasifica las basuras que se manejan al interior de la organización. La Directiva Presidencial número 04 de 2012, conforme a las bases del Plan Nacional de Desarrollo , dentro de esta estrategia se encuentra Cero papel la cual consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. Sustentados en la utilización de tecnologías de la información y telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa. 13 Dicha estrategia invita a las oficinas al ahorro del papel y a la utilización de los medios electrónicos, para contribuir al desarrollo del medio ambiente. Estrategia que piensa aplicar la CID en sus procesos administrativos. 1.5DIMENSIONES DE LA ORGANIZACIÓN Asimismo, en el mundo de comunicación empresarial es importante tener claro las cuatro dimensiones que representa la organización. Para ello se analizaran cuatro dimensiones planteadas por Italo Pizzolante Negrón en su libro el poder de la comunicación estratégica. Teniendo como centro la comunicación empresarial, desplegándose a cuatro conceptos; 1. Es frente a otros: generar confianza, 2. En medio de los otros, 3. Con otros: generar adhesión y por último, 4. Para otros: informar lo que se hace Frente a otros: generar confianza Toda organización debe generar un estado de confianza en relación con aquello que le sucede, en relación con aquello que hace, en relación con el otro. 14 La Corporación Infancia y Desarrollo (CID), es una organización que está empezando a reconocer que no sabe comunicarse con su entorno, y para ello ha tomado en cuenta cuatro 13 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA., Directiva Presidencial 04 de 2012, (termino de búsqueda: informativa). (en línea pdf). Colombia: Presidencia (Consultada ) p 1. Disponible en 14 NEGRON PIZZOLATE, Italo. El poder de la comunicación estratégica. Colombia, Universidad Javeriana, P 52 14 herramientas, escuchar, aprender, estudiar y entrenar para poder generar confianza con las personas de su entorno. Para la CID, la comunicación es una herramienta estratégica que le permite relacionarse con otro, dejo de pensar en medios de comunicación como fuente de información para tener en cuenta el concepto de relación interpersonal como medio de comunicación La empresa en medio de los otros Hoy en día las organizaciones informan para contar su historia, para decirles a sus públicos de interés lo que hacen lo que son y lo que quieren ser, toda empresa siempre está generando algo que contar y con diferentes intereses, lo importante es saber comunicar, no solo con el discurso que vende, sino por medio de imágenes, gestos y movimientos representativos que le permitan generar credibilidad en sus stakeholdres. La comunicación permite a la organización vender su imagen, contar quienes son por medio de estrategias comunicativas con enfoques de posicionamiento de imagen, reputación y sobretodo la consolidación de una identidad corporativa para consolidarse en el mercado La empresa con otros Se debe informar para ganar adhesión, para asociarse con aquellos con los que comparten valores, para aliarse, construir credibilidad, lealtad 15. La comunicación en éste ámbito sirve principalmente para informar para hacer crecer la organización, por medio de elementos como la comunicación estratégica, resaltando que tiene unos objetivos que son coherentes con los mensajes trasmitidos, consistente con lo que la organización hace para que su entorno lo sienta y lo perciba. En este caso se habla de los valores que s
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